Cada vez mais, a tecnologia se coloca como uma ferramenta indispensável no dia a dia das empresas. Em razão do potencial de otimização que os recursos tecnológicos podem oferecer, micros, pequenos e grandes negócios têm priorizado investimentos em inovação e na modernização de processos.

No setor da contabilidade, não é diferente. A automação contábil já é uma realidade e tem transformado a maneira como profissionais e empresas do ramo prestam seus serviços, executam seus processos e atendem aos seus clientes. Assim, garantem ainda mais eficiência, economia e competitividade — o que é ainda mais valioso, considerando se tratar de um segmento altamente competitivo.

Em razão da importância que o tema automação contábil representa para a realidade desse setor, preparamos este artigo para tratar sobre o assunto. Vamos apresentar alguns dos caminhos mais promissores para se implantar esse conceito na atualidade. Continue a leitura e confira!

O que é automação contábil?

Apesar de simples, automação contábil é um conceito extremamente amplo e que comporta uma grande quantidade de tarefas e medidas que são capazes de materializá-lo. No entanto, de forma mais geral, esse termo pode ser entendido como o processo de automatizar, isto é, de substituir tarefas manuais e operacionais, as quais demandam mais tempo e esforço, por alternativas eletrônicas, como softwares e dispositivos autônomos.

Em outras palavras, automação contábil é um processo de modernização do setor. O principal objetivo é garantir mais eficiência operacional, agilidade e precisão ao menor custo possível e com o menor esforço.

Quais as vantagens de automação contábil?

Por ser um conceito atual e intimamente ligado à ideia de otimização de processos, as vantagens da automação contábil são diversas. Tanto para a realidade do profissional contábil quanto para a rotina de escritórios de contabilidade, existem diversos pontos positivos que podem ser experimentados a partir da automação.

A seguir, listamos alguns dos principais benefícios dessa prática. Confira!

- Redução de custos

Com processos mais automatizados e menos dependentes de atividades manuais, lentas e burocráticas, um efeito direto da automação é a redução de custos. A utilização de ferramentas tecnológicas especializadas, por exemplo, minimiza a necessidade de pessoal, assim como torna as tarefas mais precisas, reduzindo o retrabalho e a ocorrência de erros — situações que impactam diretamente os custos.

Da mesma forma, a composição de um ambiente mais automatizado e pautado em ferramentas digitais permite a adoção de metodologias mais eficazes, baseadas em softwares, documentos digitais e afins. Com isso, a redução do uso do papel é visível, assim como os custos referentes à manutenção de acervos de documentos físicos.

- Maior agilidade nas entregas

Por ser um setor altamente técnico e burocrático, a contabilidade precisa romper com antigos padrões em suas atividades para conseguir reduzir burocracias e ser mais eficiente. Nesse sentido, a automação chega como uma ferramenta essencial.

Nos últimos anos, o governo implementou uma série de mudanças e melhorias em seus serviços e plataformas, digitalizando grande parte dos processos relacionados às áreas fiscal e contábil. Com isso, profissionais e empresas do segmento puderam seguir pelo mesmo caminho, investindo em automatização e digitalização das entregas.

Quais são as melhores maneiras de automatizar a contabilidade?

Atualmente, existem diferentes ações que podem ser adotadas para garantir a automação contábil. A definição da melhor estratégia, então, fica a critério do próprio negócio, considerando as suas necessidades e o nível de maturidade tecnológica, principalmente.

Apesar disso, existem ações que fazem sentido para todos os perfis de negócio, visto que estão relacionadas à digitalização de processos. Vejamos alguns dos principais exemplos!

- Softwares de gestão

No contexto da contabilidade moderna, os softwares têm um papel extremamente importante. Esse tipo de ferramenta é responsável não só por reunir dados e informações, mas por segmentá-las de maneira coerente e produtiva, facilitando a rotina de profissionais e negócios contábeis.

Além disso, os softwares têm sido a base para a execução de tarefas repetitivas, automatizando fluxos de trabalho importantes, como:

• troca de informações entre diferentes bases de dados;
• organização de documentos fiscais;
• geração de relatórios;
• cumprimento de obrigações junto ao Fisco, como a geração e o envio de documentos fiscais.

Além de poupar tempo, os softwares são essenciais para reduzir erros e retrabalho no dia a dia, tornando o escritório mais produtivo. No mais, o aprofundamento da gestão dos dados possibilita aos profissionais da área contábil aprimorar suas entregas, adotando uma contabilidade mais estratégica e consultiva.

- Gestão Eletrônica de Documentos

A rotina contábil depende diretamente do manuseio de documentos. O grande problema é que, ainda hoje, os escritórios e profissionais do setor utilizam processos físicos, baseados no uso do papel e documentos impressos — indo de encontro ao ideal de automação e modernização existente no segmento.

Nesse sentido, uma das tendências da contabilidade atual é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), especialmente, quando o assunto envolve automação. Na prática, trabalhar com documentos em formato digital, há tempos, já se mostrou muito mais produtivo e econômico para as empresas.

Com o apoio de softwares e plataformas de assinaturas, por exemplo, é possível gerar, assinar, enviar e receber documentos por meio online, de forma ágil, segura e totalmente válida do ponto de vista jurídico.

Como a Certificação Digital pode auxiliar nesse processo?

Levando em consideração o que foi dito sobre os documentos digitais, a Certificação Digital é uma das tecnologias mais relevantes para os negócios contábeis. A partir dela, por exemplo, escritórios podem migrar, de vez, para o formato digital, utilizando documentos eletrônicos em seus processos.

O Certificado Digital garante a autenticidade e a validade dos documentos e atos praticados a partir do seu uso. Com isso, é possível modernizar atividades importantes, como:

• trocar informações com o Fisco (escrituração digital);
• acessar plataformas do governo, como o e-CAC;
• cumprir obrigações principais e acessórias remotamente, com segurança e total validade jurídica;
• executar alterações contratuais em Juntas Comerciais;
• abrir empresas.

Além disso, é preciso considerar que, nos últimos anos, o Governo Federal, principalmente, tem promovido inúmeras mudanças em seus serviços e sistemas — como a extinção do eSocial —, aderindo cada vez mais ao formato digital. Com isso, o cidadão, os profissionais e empresas já podem executar uma grande quantidade de serviços eletronicamente, com menos burocracia e a um custo mais baixo.

Entretanto, só podem aproveitar todas as facilidades desse processo de modernização os usuários que têm Certificado Digital. Assim, essa se tornou a principal ferramenta de validação da identidade nesses ambientes.

Fonte: contabeis.com.br

Escritório Inteligente: ferramenta ideal para automação contábil

Porém, para fazer essas análises é necessário ter uma ferramenta que facilite o seu dia a dia e te da segurança para trabalhar os dados de forma assertiva.

Por isso, apresentamos as soluções do Escritório Inteligente, para otimizar o seu processo. Com a gente você terá a real integração contábil e a velocidade nos processos terceirizados.

Com as ferramentas que o Escritório Inteligente oferece, você conseguirá entregar também o serviço de BPO Financeiro para o seu cliente de maneira rápida e simples.

- EiApp

Aproximar o contador de seu cliente é o objetivo do eiApp. Lançado em outubro, o app é gratuito para clientes do contador e vem com funcionalidades que substituem, por exemplo, a troca de e-mails, o serviço de entrega de documentos e entre outras. O eiApp está disponível para iOS e Android.

“Nosso diferencial é a disponibilidade da informação. O contador e seu cliente tem disponíveis os dados do seu negócio na palma de sua mão”.

Bom, com esse artigo você percebeu que é importante para o futuro da contabilidade atuar de forma estratégica e consultiva. As Soluções do Escritório Inteligente estão preparadas para te ajudar a atuar nessa perspectiva.

Gostou do artigo e quer conferir outros conteúdos sobre o uso de tecnologia no escritório contábil? Continue acompanhando o blog! 

Inscreva-se no Canal Telegram "Transforme sua Contabilidade" e fique atualizado.