A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe mudanças significativas para o tratamento de informações pessoais nas empresas, inclusive no setor contábil. Afinal, escritórios de contabilidade lidam diariamente com dados sensíveis de seus clientes, como informações fiscais, financeiras e pessoais.

Por isso, a conformidade com a LGPD na contabilidade é essencial para garantir a segurança e privacidade dos dados que circulam no escritório. Para saber mais sobre o assunto, confira, neste artigo:

• o que é a LGPD e como ela impacta o setor contábil;
• benefícios da LGPD para escritórios de contabilidade;
• principais obrigações da LGPD para escritórios de contabilidade;
• direitos dos clientes e como eles afetam o escritório de contabilidade;
• medidas de segurança essenciais para uma empresa contábil.

O que é a LGPD e como ela impacta o setor contábil?

A LGPD é uma legislação brasileira criada para proteger os dados pessoais de cidadãos e regular o uso dessas informações por empresas e organizações. Desde 2020, ela exige que todas as empresas, incluindo as do setor contábil, adotem práticas para proteger os dados pessoais e garantir a transparência no uso das informações.

A LGPD na contabilidade é necessária porque dados financeiros, fiscais e identificadores pessoais são tratados diariamente. Sendo assim, os escritórios de contabilidade precisam garantir que seus processos de coleta, armazenamento e uso de dados estejam em conformidade com a lei.

Dessa forma, a LGPD na contabilidade impacta não só o gerenciamento interno dos dados, mas também a relação com os clientes, que têm o direito de saber como suas informações estão sendo utilizadas.

Quais são os benefícios da LGPD para escritórios de contabilidade?

A conformidade com a LGPD oferece uma série de benefícios para o escritório de contabilidade digital. A primeira delas é que a adoção das práticas exigidas pela LGPD fortalece a segurança dos dados, minimizando o risco de vazamento e perda de informações. Isso aumenta a confiabilidade do escritório e a segurança para os clientes.

Ao passo que exige mais clareza sobre o uso dos dados, a LGPD fortalece a relação de confiança entre o escritório e o cliente. Quando o cliente sabe que o escritório protege seus dados, a fidelidade tende a aumentar.

Além disso, escritórios que se adequam à LGPD ganham uma vantagem competitiva no mercado contábil, pois mostram comprometimento com a segurança e a conformidade regulatória, diferenciando-se de concorrentes que ainda não implementaram a lei.

Quais são as principais obrigações da LGPD para escritórios de contabilidade?

A conformidade com a LGPD requer que escritórios de contabilidade implementem medidas para proteger os dados e garantir o cumprimento da lei. Abaixo estão algumas das obrigações que escritórios de contabilidade, inclusive os digitais, precisam cumprir:

Obtenção de consentimento

Os escritórios de contabilidade devem obter consentimento explícito dos clientes para coletar, armazenar e usar seus dados pessoais. Esse consentimento precisa ser claro, com o cliente informado sobre o motivo e o propósito da coleta de cada tipo de dado.

Diferenciação de papéis (Controlador e Operador)

A LGPD exige que as empresas definam papéis claros para aqueles que lidam com dados. O controlador é o responsável por tomar as decisões sobre o tratamento de dados, enquanto o operador executa os processos contábeis.

Essa distinção ajuda a distribuir responsabilidades e assegurar que cada colaborador esteja ciente de seu papel.

Treinamento e conscientização da equipe

Todos os funcionários que manipulam dados precisam entender as exigências da LGPD. O treinamento garante que todos saibam como manusear as informações de forma segura e dentro das diretrizes da lei.

Documentação de processos

Manter registros de todos os processos de coleta, armazenamento e uso de dados é essencial para demonstrar conformidade. A documentação ajuda a comprovar, em uma eventual auditoria, que o escritório segue as normas da LGPD para o tratamento de dados.

Quais são os direitos dos clientes e como eles afetam o escritório de contabilidade?

Com a LGPD, os clientes têm maior controle sobre seus dados, o que afeta diretamente a relação entre eles e o escritório de contabilidade. Agora, os clientes podem:

• solicitar informações: o cliente tem o direito de saber a quais dados o escritório tem acesso e como eles são utilizados;
• requerer correções: caso algum dado esteja incorreto ou desatualizado, o cliente pode solicitar que o escritório faça a correção;
• revogar consentimento: o titular dos dados pode retirar o consentimento para o uso de seus dados, o que obriga o escritório a interromper o processamento e, em alguns casos, excluir as informações.

Quais são as medidas de segurança essenciais para uma empresa contábil?

A proteção dos dados sensíveis é um dos maiores desafios da LGPD para escritórios de contabilidade. Confira, a seguir, algumas das principais práticas recomendadas para garantir a segurança e a conformidade com a lei:

Armazenamento em nuvem com segurança

Plataformas de armazenamento em nuvem são uma alternativa segura para guardar dados sensíveis. Elas oferecem backups automáticos, controle de acesso e monitoramento de atividades, o que aumenta a segurança dos dados e facilita o acesso remoto e a transformação digital.

Além disso, a nuvem permite que os dados sejam recuperados em caso de falhas ou invasões.

Controle de acesso e autenticação

A implementação de métodos de autenticação de dois fatores e o controle de acesso por usuário reduzem a probabilidade de acesso indevido a dados. Cada colaborador deve ter permissão de acesso apenas aos dados necessários para suas funções.

Gerenciamento de permissões

É importante que apenas os profissionais que realmente necessitem acessar certas informações tenham permissão para isso. Definir diferentes níveis de permissão ajuda a limitar o acesso a dados confidenciais, reduzindo o risco de vazamento e garantindo que a LGPD seja cumprida.

Criação de um Comitê de Segurança da Informação

Para escritórios de contabilidade com grande volume de dados, a criação de um Comitê de Segurança da Informação pode ajudar a supervisionar as práticas de segurança. Ele pode incluir um Data Protection Officer (DPO), responsável por monitorar e garantir que as práticas estejam em conformidade com a LGPD.

Adoção de ferramentas inteligentes

O Integra Fácil, do Escritório Inteligente, é uma ferramenta de automação que permite a integração de dados de forma segura entre sistemas contábeis, reduzindo o manuseio manual e minimizando o risco de erros e vazamentos.

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Como vimos até aqui, a LGPD na contabilidade impõe uma nova forma de tratar dados sensíveis e exige que os escritórios contábeis adotem práticas e tecnologias para garantir a conformidade com a lei.

Sendo assim, estar em conformidade com a LGPD não só protege o escritório contra penalidades, mas também proporciona uma série de benefícios. Por falar neles, aproveite para conhecer cinco vantagens da integração contábil e entenda por que adotá-la no seu escritório.